Выполнять больше задач и получать больше удовольствия от работы: восемь лайфхаков для повышения продуктивности в течение рабочего дня.

Данная статья является переводом. Ссылка на оригинал

Что делает одних людей продуктивнее других?

Сон занимает 6-8 часов в день. Нам также необходимо запланировать отдых, уход за собой и семейное/общественное время. В итоге остается только 8-10 часов каждый день, чтобы работать над продвижением по карьерной лестнице и самосовершенствованием.

Повышение эффективности в эти рабочие часы отличает продуктивных сотрудников от обычных работников.

1. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Если вы постоянно выполняете одну и ту же задачу, подумайте об автоматизации.

Даже если выполнение задачи занимает всего 5 минут, ее автоматизация может сэкономить часы при подсчете общего сэкономленного времени.

Возьмем пример переноса вывода программы из командной строки в CSV-файл.

Копирование текста, вставка его в Excel, правильное форматирование, а затем экспорт в CSV занимает всего несколько минут, поэтому вы можете подумать, что этот процесс не стоит автоматизировать.

Однако, если вы потратите всего 30 минут на написание скрипта, который автоматически обрабатывает выходные данные командной строки и преобразует их в CSV, вы сможете позже запускать этот скрипт всякий раз, когда вам нужно преобразовать выходные данные программы в CSV.

Как упоминалось выше, минуты, сэкономленные этой автоматизацией, в конечном итоге превратятся в часы. Вы можете писать скрипты на любом языке или использовать распространенные инструменты автоматизации, например, Shortcuts для macOS и iOS или Power Automate для Windows.

Вам следует автоматизировать только те задачи, которые не требуют вашего непосредственного участия или которые мешают рабочему процессу.

2. Группируйте похожие задачи

Некоторые другие задачи могут потребовать непосредственного внимания и участия, поэтому мы не можем делегировать их выполнение скриптам.

Такими задачами могут быть повседневные административные задачи, такие как ответы на электронные письма или организация встреч, задачи личного характера, такие как стирка или мытье посуды, или даже более масштабные задачи, такие как короткие поездки или деловые встречи.

Когда вы решаете объединить похожие задачи в группы, вам сначала нужно определить те задачи, которые прерывают ваш рабочий процесс. После этого вы можете решить, как часто вы хотели бы делать их. Если это задачи, требующие частого внимания, например, ответы на электронные письма, вы можете выполнять их ежедневно.

• Если они не являются срочными задачами и не привязаны жестко ко времени, например, некоторые деловые встречи, вы можете объединить их все в один день недели.
• Если это вещи, которые вы делаете только раз в несколько месяцев, например, деловые поездки, то вы можете запланировать их все сразу на конкретную дату.

3. Делегируйте второстепенные задачи

Третий совет по продуктивности — делегировать задачи, которые может сделать кто-то другой.

Поскольку мы углубляемся в профессиональном развитии и работаем над важными и сложными задачами, мы не можем справиться со всем сами, поэтому в наших интересах было бы делегировать некоторые из этих задач.

Тот же принцип используется большинством менеджеров во всем мире, когда они нанимают личного помощника для выполнения некоторых задач, не требующих их непосредственного контроля, таких как организация встреч или ответы на электронные письма.

Однако делегирование задач гораздо шире, чем делегирование задач личным помощникам, поскольку мы можем делегировать задачи как экспертам, так и поставщикам услуг.

Чтобы начать делегировать задачи, рассчитайте стоимость вашего времени в денежном выражении (например, в долларах или фунтах стерлингов), которая может быть получена из вашего общего дохода. Как только вы оцените ценность своего времени, вы можете делегировать задачи, которые вам не нравятся, если другие могут сделать это по более низкой цене, чем стоит ваше время, но с качеством работы не менее 80%.

Вы также можете использовать третий квадрант Стивена Кови «срочно, но не важно», чтобы легче определить задачи, которые вы должны делегировать. Любую срочную задачу, которая не является важной, можно делегировать кому-то другому. Хотя делегирование не является исключительным для этих задач, можно делегировать и другие типы задач.

Например, стирка может занимать у вас 4 часа в неделю, и, если вы полностью делегируете свою стирку поставщику услуг, это будет стоить вам около 50 долларов в неделю.

Итак, если ваше время за 4 часа стоит более 50$, то в ваших же интересах делегировать эту задачу, так как это будет выполнено более качественно и освободит время, которое вы сможете использовать для выполнения других более важных задач, например, работа или даже отдых.

Как только вы начнете делегировать второстепенные задачи, вы увидите, что в вашем еженедельном расписании появляется больше свободных мест для более важных дел или отдыха, которые так же важны, как и любая другая важная задача.

Больше полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале «Библиотека программиста» Интересно, перейти к каналу

4. Используйте правило 5 минут

Некоторые задачи (которые нельзя автоматизировать или группировать) обязательно будут скучными. Мы с большей вероятностью будем откладывать выполнение этих скучных обязанностей, что снижает нашу продуктивность.

Так как же победить прокрастинацию?

По крайней мере, для выполнения утомительных задач одним из ответов на этот вопрос является «правило 5 минут». Это правило просто гласит: «Я собираюсь выполнить [СКУЧНОЕ ЗАДАНИЕ] в течение 5 минут».

Исследования показывают, что как только вы приступите к выполнению задачи, вы с большей вероятностью выполните эту задачу (или хотя бы ее часть), поскольку вы уже начали ее выполнять. Это может быть простой уловкой, которой вы «обманываете» себя, но она эффективна и может помочь победить прокрастинацию.

Правило 5 минут не применимо к широкому спектру задач. Тем не менее, это может быть полезно при выполнении простых/скучных задач, таких как работа по дому, выполнение домашних заданий, учеба, просмотр документов и другие подобные задачи.

5. Ежедневно выбирайте самое важное дело

Как мы можем сделать так, чтобы каждый день был продуктивен? Почему нам часто кажется, что некоторые дни непродуктивны, и как мы можем избежать этого?

Ответ на этот вопрос содержится в книге «Make Time» с правилом «ежедневно выбирайте самое важное дело».

Что будет самым ярким событием моего дня?

Это простой вопрос, который вы можете задавать себе каждое утро, чтобы поставить перед собой главную цель – «изюминку» на этот день; достижения цели будет достаточно, чтобы считать этот день продуктивным.

Например, моя основная задача на сегодня — написать этот пост в блоге, и если к концу сегодняшнего дня я закончу его первый черновик, то сегодняшний день можно считать продуктивным.

Конечно, это будет не единственное, чем я сегодня займусь, поскольку всегда можно быть более продуктивным, чем мы ожидаем. Но это мой кульминационный момент дня, и это — главное, что я постараюсь сделать сегодня, поэтому достижение этой цели делает мой день «продуктивным».

6. Погрузитесь в рабочий процесс

Ненужные перерывы во время работы могут подорвать нашу продуктивность. Они подрывают ход наших мыслей и наш рабочий настрой, на восстановление которого может уйти 5-30 минут.

Вот почему применение концепции «погружения в рабочий процесс» может значительно повысить производительность, особенно если вы страдаете от частых перерывов, что может стать обычным явлением сейчас, когда все больше людей начинают работать удаленно из дома.

Идея состоит в том, чтобы выделять регулярные временные блоки, в течение которых вы могли бы сосредоточиться только на конкретной задаче и устранить все потенциальные отвлекающие факторы.

Например, вы можете сказать, что каждый день с 9:00 до 12:00 вы будете:

• Сосредотачиваться только на выполнении конкретной задачи, связанной с вашей работой.

• Выбирать место для работы и откладывать все встречи и другие несрочные дела за пределами этого временного блока.

• Делать короткие перерывы каждый час, чтобы поддерживать высокий уровень концентрации.

Как только вы начнете выполнять эти правила, вы будете удивлены тем, сколько работы вы можете сделать всего за несколько часов. Если вы находите это полезным, вы можете сделать его частью своей повседневной работы.

7. Техника помидора

Каково идеальное соотношение труда и отдыха в рабочее время?

Многие пытались разработать методы и уравнения, чтобы ответить на этот вопрос, одним из которых является «техника помидора». Этот метод гласит, что любую задачу, которую вы выполняете регулярно, например, учебу или повседневную работу, вы должны выполнять за 25/5 блоков времени. Работайте 25 минут, а затем делайте 5-минутные перерывы.

Хотя соотношение времени и периодов отдыха может различаться у разных людей, общая концепция должна быть полезной для большинства. Лично я нахожу соотношение 50/10 идеальным, так как мне может потребоваться 5-10 минут, чтобы войти в рабочий настрой.

Вы можете попробовать разные соотношения, пока не найдете то, которое вам подходит, а затем использовать таймеры, чтобы рассчитать время перерывов и, таким образом, повысить свою производительность. Та же самая концепция применима к концепции глубокого погружения в рабочий процесс, которую мы обсуждали ранее.

8. Избегайте выгорания

«Ничто не стоит вашего здоровья. Ничто не стоит того, чтобы отравлять себя стрессом, тревогой и страхом». Стив Мараболи, «Непростительно ты».

Выгорание — это тот яд, который может убить продуктивность любого человека и превратить его в инопланетную версию самого себя. Отдых — это противоядие.

Вы должны регулярно отдыхать, чтобы никогда не приближаться к точке выгорания. Вы можете подумать, что перерыв будет пустой тратой драгоценного времени, которое, в противном случае, вы могли бы продуктивно использовать, но без отдыха вы в конечном итоге достигнете выгорания, которое может разрушить месяцы вашей жизни.

Но как понять, что мы приближаемся к выгоранию?

Вот некоторые симптомы:

• Часто чувствуете себя ленивым или немотивированным.

• Не наслаждаетесь тем, чем вы привыкли наслаждаться.

• Частые болезни или головные боли, проблемы с желудочно-кишечным трактом.

• Проблемы со сном или чувство усталости даже после сна.

• Сильно устаете даже от небольших/легких задач.

• Легко раздражаетесь, нетерпеливы.

Если часто вам характерны три или более из этих признаков, вам следует немедленно изменить способ организации работы и обратиться за помощью, после чего выделить для себя необходимое количество часов регулярного отдыха, иначе вам будет только хуже.

Отдых и веселье вне работы имеют решающее значение для продуктивной работы. Вот почему даже такие развлечения, как просмотр фильмов или видеоигры, могут повысить нашу продуктивность.

Сколько времени мы должны отдыхать, чтобы избежать выгорания в долгосрочной перспективе?

Ответ на этот вопрос варьируется для разных людей, но вы можете использовать следующее правило в качестве общего.

Продолжительность отдыха связана с его частотой. Например, как упоминалось ранее, отдых, который вы берете каждый час, должен длиться несколько минут.

Точно так же отдых, который вы берете каждый день, должен длиться несколько часов, а отдых, который вы берете каждую неделю, должен длиться несколько дней, т. е. выходные.

Вы также должны делать перерыв не реже одного раза в год, например, ежегодный отпуск, и даже более продолжительный отдых каждые десять-двадцать лет, например, творческий отпуск.

Данные советы могут показаться очевидными, но вы должны их понимать и применять на протяжении всей жизни, чтобы достаточно отдыхать и избегать выгорания. Пренебрежение отдыхом приближает вас к выгоранию или потере мотивации.

***

Материалы по теме

• Повышаем свою продуктивность: 6 ключевых факторов
• 💪🔋👨‍💻 97 советов по продуктивности для программистов и ТОП-6 самых важных
• ⚕️ 13 привычек, мешающих развитию нашего потенциала и снижающих продуктивность