Сергей Кравченко

Более 7 лет работы в IT-сфере. Системное администрирование, frontend разработка, написание скриптов на Python. В этом материале мы разберемся, для чего Канбан используется в IT, как он работает и каким образом его применять.

Что такое Канбан?

Канбан – это визуальная система управления и оптимизации рабочего процесса. Цель Канбана – определить и устранить узкие места, чтобы работа могла проходить эффективно. Канбан визуализирует как рабочий процесс, так и фактическую работу, проходящую через этот процесс.

Команды разработчиков приняли Канбан как способ реализации принципов Lean и Agile. Сегодня Канбан считается методом, который обеспечивает гибкость в управлении постепенным, эволюционным образом.

Канбан-метод – это процесс постепенного улучшения всего, чем вы занимаетесь: разработка программного обеспечения, подбор персонала, маркетинг и продажи, закупки и т. д.

Принципы Канбан

Канбан-метод содержит набор принципов и методов управления и улучшения рабочего процесса. Метод состоит из 4 основополагающих принципов, 5 практик и различных метрик.

4 основополагающих принципа Канбан

1. Начните с того, что вы делаете сейчас. Канбан должен применяться непосредственно к текущему рабочему процессу. Изменения должны проходить постепенно в удобном для команды темпе.
2. Проводите постепенные, эволюционные изменения. Канбан поощряет вносить постепенные, а не радикальные изменения, которые могут вызвать сопротивление внутри команды.
3. Уважайте текущие роли, обязанности и должности. Канбан сам по себе не навязывает никаких организационных изменений. Нет необходимости вносить изменения в существующие роли и функции, которые уже работают хорошо.
4. Поощряйте лидерство на всех уровнях. Канбан поощряет постоянное совершенствование на всех уровнях организации и говорит о том, что лидерские действия не должны исходить только от высшего руководства. Люди на всех уровнях могут предлагать идеи и проявлять лидерство в реализации изменений.

5 практик Канбан

1. Визуализируйте ход работы: чтобы эффективно управлять работой с помощью Канбана, необходимо ее визуализировать. С помощью актуальной канбан-доски, работающей в режиме реального времени, можно быстро визуализировать работу и устранять проблемы на раннем этапе.
2. Ограничение незавершенного производства WIP (work in progress): лимиты незавершенного производства определяют объем работы, которую команда может выполнить для каждой фазы и рабочего процесса, отслеживаемого на доске. Канбан фокусируется на сокращении незавершенного производства для увеличения скорости и пропускной способности.
3. Управление потоком: перемещение работы или поток работы по доске Канбан необходимо отслеживать и улучшать. Для этого необходимо измерять и отслеживать показатели производительности, такие как количество элементов в процессе и количество завершенных элементов, чтобы рассчитать среднюю скорость выполнения и общее время цикла.
4. Сделать политики процессов явными: формулируя четкие руководящие принципы процесса, вы создаете основу для понимания всеми участниками того, как выполнять любой тип работы в системе.
5. Непрерывное совершенствование: после того как команда запустит систему Канбан, она сможет выявлять проблемы и предоставлять обратную связь по процессу, чтобы обеспечить максимальную пропускную способность.

Больше полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале «Библиотека программиста» Интересно, перейти к каналу

Канбан-метрики

Канбан использует показатели для измерения потенциала команды и оценки продолжительности проекта. Использование метрик Канбан необходимо для понимания того, как работает команда и что нужно улучшить.

• Скорость команды определяет, сколько задач команда может выполнить за период времени.
• Время выполнения и цикла определяет среднее время, необходимое для выполнения задачи.
• Производительность – количество задач, выполненных в единицу времени.
• WIP – количество задач, одновременно находящихся в работе. Используется для установки лимитов.
• Время простоя задачи в очередях – время, которое задача проводит в очередях.
• Эффективность – процент времени, которое тратится непосредственно на работу с задачей, а не на ожидания в различных очередях.

Здесь представлены только основные метрики, на которые можно ориентироваться в процессе внедрения Канбан. В зависимости от типа команды, целей, продукта и других факторов можно использовать и другие показатели для оценки производительности и эффективности.

Как спроектировать канбан-доску

Пример канбан-доски

Пример пошагового руководства внедрения Канбан в рабочий процесс.

Шаг 1: Задайте ключевые вопросы

Прежде чем начать излагать ежедневные задачи и процессы, сначала согласуйте некоторые ключевые вопросы.

• Для кого разрабатываем доску? Это только для наших внутренних целей или наши заинтересованные стороны также выиграют от этого?
• Какие моменты наиболее критичны? Что мы хотим увидеть? Рабочая нагрузка? Статус отдельных задач?
• Насколько подробными должны быть отдельные карты?
• Как часто мы будем обновлять доску? Как только задача меняет статус или приемлемо обновлять ее ежедневно?

Шаг 2: Обсудите процессы и задачи

После выявления основных вопросов стоит определиться с задачами и процессами.

• Где вы собираете информацию и задачи?
• Как выглядят рабочие процессы?
• Какие роли выполняют члены команды?

Шаг 3: Сгруппируйте задачи и начните визуализировать процесс

Вы можете сгруппировать некоторые шаги в одном столбце. Избегайте перемещения карточек туда и обратно. Они должны всегда «перетекать» в одном направлении. Вы можете выбрать разные цвета для разных людей, использовать инициалы или аватары. Это еще одна практика Канбана, позволяющая ограничить объем незавершенной работы (WIP), чтобы выполнять задачи в определенном темпе, не создавая очереди. Мониторинг времени отдельных карточек поможет улучшить цикл и время выполнения задачи.

Необязательно использовать столбцы и строки. Вы можете проявить творческий подход и спроектировать доску сообразно вашим целям. Например, чтобы видеть распределение рабочей нагрузки для одинаково важных параллельных задач, лучше подойдет круговая диаграмма.

Шаг 4: Соберите информацию по метрикам

После визуализации процессов не стоит сразу бросаться все оптимизировать. Соберите информацию за период по целевым метрикам. Постарайтесь совместно проанализировать узкие места. Где собираются очереди? Какие роли перегружены, а какие, напротив, простаивают? На что стоит обратить внимание? Наладьте формы оперативной обратной связи по ключевым моментам, чтобы каждый член команды понимал, когда и каким образом он должен проинформировать о том или ином событии, будь то изменение статуса задачи, проблема, появление новой вводной информации.

Шаг 5: Начните оптимизировать процесс

Когда необходимое количество информации собрано и визуализировано, начните постепенно оптимизировать потоки производства. Стимулируйте коллег проявлять инициативу и внедрять постепенные инновации на каждом этапе. Проверяйте гипотезы. Не пытайтесь решить все проблемы резким изменением ролей. Это может негативно сказаться на показателях.

Преимущества и недостатки Канбан

Визуальный характер Канбана предлагает уникальную ценность при принятии решения о том, подходит ли эта методология управления проектами для вашей команды.

Преимущества

• Повышение гибкости: Канбан представляет собой гибкую модель, в которой приоритеты переоцениваются при появлении новой информации.
• Сокращение потерь: Канбан фокусируется на сокращении потерь, гарантируя, что команды не тратят время на выполнение ненужной работы.
• Легко начать: визуальная природа Канбана делает его интуитивно понятным и простым для понимания, поэтому командам не нужно с нуля изучать новую методологию.
• Улучшение показателей: Канбан фокусируется на своевременном подходе к ценности и регулярном выполнении работы.
• Минимизация времени цикла: в Канбане вся команда сосредоточена на устранении узких мест, чтобы обеспечить быстрое продвижение работы по всему процессу.

Недостатки

• Чрезмерно сложная доска: красота Канбана заключается в ее простоте, поэтому доска должна оставаться ясной и легко читаемой.
• Устаревшая доска: команды должны поддерживать доски в актуальном состоянии, иначе они рискуют получить неверную информацию.
• Нехватка времени: поскольку столбцы помечены только фазами, может быть трудно увидеть, когда что-то будет сделано.

Недостатки легко минимизировать, если серьезно подойти к процессу визуализации. Но в некоторых случаях (очень сложный рабочий процесс, большая команда, плохая коммуникация, отсутствие четких ролей в команде, недостаточная информированность и мотивация коллег) этот подход действительно может не подойти. При этом, если ваша команда еще не пользуется никакими методами планирования рабочего процесса, можно смело рекомендовать Канбан как один из самых простых в освоении и эффективных инструментов.

***

Материалы по теме

• ✔️ Ключевые различия между Agile, Scrum и Kanban
• Применение принципов Agile на практике
• Хватит говорить об Agile. Почему нельзя просто работать?